Chcąc zorganizować spotkanie biznesowe, trzeba wziąć pod uwagę kilka istotnych kwestii. Liczba uczestników, cel, czas trwania – to wszystko ma znaczenie przy wyborze sali konferencyjnej. Jej odpowiednie przygotowanie wpłynie pozytywnie na komfort wszystkich zgromadzonych, co z kolei przyczyni się do efektywności przekazywania informacji. Na co zwrócić uwagę, poszukując idealnego lokalu? Czytaj dalej, aby poznać odpowiedź!
Organizacja konferencji krok po kroku – o tym koniecznie pamiętaj!
Aby wszystko odbyło się sprawnie i bez problemów, skorzystaj z poniższych wskazówek – pomogą Ci one przejść przez proces przygotowania konferencji:
- stwórz koncepcję uwzględniającą liczbę uczestników, czas trwania spotkania i ewentualne przerwy,
- określ budżet, którym dysponujesz,
- zastanów się, jakie urządzenia multimedialne i inne akcesoria będą potrzebne – przyda się kompleksowa obsługa techniczna, aby uniknąć niespodziewanych kłopotów i usterek,
- wybierz odpowiednie miejsce – wybór sali konferencyjnej to spore wyzwanie, trzeba bowiem zapewnić uczestnikom komfortową przestrzeń do wysłuchania wykładów, a prelegentom możliwość zaprezentowania przygotowanych materiałów. Znaczenie ma też dostęp do wystarczająco dużego parkingu oraz komunikacja publiczna, którą można dotrzeć na miejsce, zadbanie o zaplecze cateringowe i nocleg, jeśli event będzie trwał więcej niż jeden dzień,
- zrób program przedstawiający kolejne prelekcje i sprecyzuj ich tematykę, żeby zaproszeni goście wiedzieli, czego się spodziewać,
- zaplanuj działania marketingowe – zastanów się, do jakich osób chcesz dotrzeć i w jaki sposób rozpowszechnisz informację o planowanej konferencji. Kanały komunikacyjne dobierz do specyfiki odbiorców i pamiętaj, żeby informować o wydarzeniu z co najmniej kilkumiesięcznym wyprzedzeniem.
Przygotowanie konferencji – wieloetapowe zadanie, któremu podołasz
Nawet jeśli robisz to po raz pierwszy, z pewnością sobie poradzisz. Kluczem jest starannie dobrana sala konferencyjna – na co zwrócić uwagę podczas poszukiwań? Idealny lokal zapewnia:
- możliwość dowolnego ustawienia miejsc w zależności od specyfiki spotkania i zapewnienia wszystkim uczestnikom doskonałej widoczności prelegenta i prezentowanych przez niego materiałów,
- dostęp do profesjonalnego sprzętu – rzutników multimedialnych, ekranów projekcyjnych, systemu nagłośnieniowego, flipchartów i mównicy,
- klimatyzację, w trosce o komfort gości niezależnie od pory roku i pogody panującej na zewnątrz,
- dostęp do światła dziennego, ale także możliwość zaciemnienia sali w razie potrzeby.
Doskonale, jeśli na miejscu dostępna jest doświadczona obsługa, znająca konkretną salę i gotowa pomóc w przypadku jakichkolwiek problemów technicznych.
Konferencja z noclegiem dla uczestników – komfortowe warunki to klucz do sukcesu
Planując kilkudniowe szkolenie dla pracowników, warto zapewnić im wygodny nocleg. W takim przypadku konferencja może odbyć się w hotelu – to ułatwi jej sprawną organizację. W naszym mazurskim hotelu Solar zadbamy o Twoich gości i udostępnimy im komfortowe pokoje, zaserwujemy wyborne dania kuchni regionalnej oraz zaproponujemy relaks w rozbudowanej strefie SPA&Wellness. To świetny pomysł jeśli chcesz połączyć spotkanie biznesowe z integracją swojej załogi i – przy okazji prelekcji – dać też możliwość zacieśnienia więzi zawodowych.
Catering – zadbaj o uczestników swojej konferencji!
Jeśli w planach jest wiele prelekcji i event będzie trwał kilka godzin – a może się zdarzyć, że nawet cały dzień – koniecznie uwzględnij w programie przerwy na regenerację, skorzystanie z toalety czy zjedzenie posiłku. Przygotowanie konferencji wymaga od organizatora zapewnienia obsługi cateringowej – drobne przekąski, ciepłe dania, zimne i gorące napoje to niemal konieczność, jeżeli zależy Ci na komforcie gości. Korzystając z naszych usług, zyskujesz możliwość zamówienia regionalnych mazurskich dań, które przyrządzimy w hotelowej kuchni i zaserwujemy uczestnikom spotkania w wyznaczonym momencie.
Dodatkowe atrakcje – konferencja z integracją w tle
To świetny pomysł, aby połączyć cele biznesowe i szkoleniowe z relaksem i integracją pracowników! Organizacja konferencji może obejmować nie tylko przygotowanie prelekcji, lecz także zapewnienie zaproszonym gościom dostępu do:
- basenu,
- sauny,
- wanny z hydromasażem,
- siłowni,
- zabiegów relaksacyjnych i kosmetycznych,
- rowerów, aby mogli aktywnie spędzić czas.
Takie rozwiązanie sprawdza się wtedy, gdy organizujesz konferencję dla kameralnego grona – kontrahentów, podwładnych lub kluczowych partnerów biznesowych.
Szukasz sali konferencyjnej, która odpowie na Twoje potrzeby? Już dziś skontaktuj się z nami!
Zapraszamy na Mazury do Hotelu Solar – u nas zorganizujesz spotkanie biznesowe w malowniczych warunkach. Nasze sale konferencyjne są usytuowane nad jeziorem Czos i są kompleksowo wyposażone w sprzęty niezbędne do przeprowadzenia prelekcji i zaprezentowania materiałów multimedialnych. Zadbamy o zaproszonych gości i zapewnimy obsługę gastronomiczną, udostępnimy też miejsca noclegowe w razie potrzeby. Skontaktuj się z nami w celu omówienia szczegółów!
Najnowsze komentarze